Millones de correos electrónicos se envían en un día. Sin embargo, solo unas pocas personas saben cómo escribir un correo electrónico profesional de la manera correcta, especialmente el último paso.
Al escribir un correo electrónico profesional, es esencial tener un comentario de cierre apropiado. Pero, ¿cómo elegimos el adecuado?
Aprenda de las ideas que compartieron estos expertos para asegurarse de que su correo electrónico sea perfecto antes de presionar el botón de enviar.
Raquel Wagner
Consultor Licenciado en Etiqueta Corporativa y Protocolo Internacional | Entrenador | Altavoz
Usa un cierre que se ajuste a la relación que tienes con el destinatario
Así como una carta comercial necesita una aprobación, un correo electrónico comercial también necesita una aprobación o cierre para indicar la conclusión del cuerpo del correo electrónico y cerrarlo profesionalmente.
Utilice un cierre que se ajuste a la relación y la relación que tiene con el destinatario. Por ejemplo, una primera respuesta apropiada para alguien que no conoces sería “Sinceramente“.
Grandes cierres multiusos son “Atentamente» y «Saludos“.
Si tiene una mayor relación o cercanía con el destinatario, puede usar «calurosamente» o «Un cordial saludo“.
A veces, en un hilo de correo electrónico rápido de ida y vuelta, puede simplemente usar «Gracias“.
Termina siempre con una acción.
Al cerrar su correo electrónico, asegúrese de ser definitivo en lo que debe suceder a continuación. Si necesitaba información de la persona, algo como “Espero su respuesta antes del 20» trabajará.
Si necesita hablar con la persona, algo como “Llamaré a su oficina el martes a las 10:00. Si esa hora no se ajusta a su horario, hágame saber cuándo prefiere hablar.”
O si le debes información a la persona, algo como “Gracias por su consulta, le enviaré esa información antes del miércoles COB.”
Cerrar sesión: Asegúrese de que su cierre coincida con el tono del correo electrónico.
Si se trata de una correspondencia formal: “Sinceramente» o «Saludos» trabajará.
Si es más información en tono: “Cálidamente” o «Mejor» hará el trabajo.
Susana Garber
Presidente de la Junta, Bunker Labs | Co-fundador, Gasa | Instructor
Usar varias firmas
Llevo tres funciones: fundadora de Gauze, la red digital de hospitales más completa del mundo, instructora de desarrollo profesional en la Universidad de Temple y presidenta de la junta directiva de una organización de servicios para veteranos: Bunker Labs.
En cada rol, puedo usar una aprobación diferente.
Para mis alumnos, abogo por una forma de ‘Saludos.Personalmente, lo prefijo con ‘amable’ porque creo que todos merecen un poco de amabilidad. Establece el tono de las consecuencias del correo electrónico en un atributo positivo frente a los «saludos cordiales» comunes.
Para mi negocio, a menudo me despido con ‘Que estes bien.Somos una empresa de tecnología de la salud que informa y conecta a los 1.300 millones de viajeros internacionales que pueden encontrarse enfermos en el extranjero a través de una aplicación/API con la atención médica adecuada, por lo que finalizar la comunicación con ‘Estar bien’ pone a las personas en el estado de ánimo, cuerpo y salud correctos. espíritu. SÍ queremos que estén bien y sabemos que nuestro servicio ayuda a las personas a lograrlo.
Finalmente, los militares les enseñan a muchos veteranos con los que interactúo en Bunker Labs a firmar como V/R, que significa ‘Muy respetuosamente.Aconsejo a muchos que escriban la frase completa en lugar de solo las iniciales, ya que muchos civiles no saben lo que significa. Es un término de profunda estima y de uso bastante común en la comunicación militar.
Asegúrate de que tu última oración sea edificante
Una opción para finalizar correos electrónicos profesionales que alivia parte de la incertidumbre sobre los saludos de cierre apropiados es simplemente cerrar la sesión con su nombre, sin usar ningún saludo de cierre.
Si le preocupa que este enfoque sea demasiado abrupto, una estrategia que le recomiendo es prestar atención a la tono de la última oración en su correo electrónico.
Si desea que el correo electrónico se reciba de manera positiva, asegúrese de que su última oración sea edificante y tal vez termine con un signo de exclamación.
Si el correo electrónico es directivo, asegúrese de que la última línea aliente a la persona a actuar.
Si el tono del correo electrónico es de disculpa, sugiera su expiación como última línea.
Todo esto se puede hacer antes de cerrar la sesión con solo su nombre como cierre.
Considere a quién está enviando el correo electrónico
Las personas pasan tanto tiempo elaborando una copia clara del correo electrónico que la firma a veces se convierte en nada más que una ocurrencia tardía. Por lo general, son solo una o dos palabras, pero en realidad sirven como un toque final importante para un correo electrónico y es una oportunidad para reiterar el tono general.
Las dos cosas más importantes a tener en cuenta al cerrar un correo electrónico son a quién se lo envía y el contexto y el tono de su texto. Como casi todo en las comunicaciones, conocer a tu audiencia es importante.
Si está enviando el mensaje a un compañero de trabajo, tiene una relación de trabajo buena y sólida, y la firma será diferente a si lo está enviando a un conocido o al director ejecutivo de una empresa que nunca conoció.
Lo siguiente que debe considerar es el contexto. ¿El asunto del correo electrónico es positivo? ¿Son noticias difíciles que usted es responsable de entregar? ¿Quizás una petición? Un clásico «Mejor”, la firma es nuestra opción si conocemos al destinatario y funciona muy bien si está entregando información general, pero probablemente no sea el tono correcto si acaba de enviar algunas noticias que no harán muy feliz al destinatario. .
Como regla general, no puede equivocarse con un enfoque profesional más estricto durante un intercambio inicial. Para ello, recomendamos “Saludos”, “sinceramente«, o «Los mejores deseos”.
Ian Myers
Gerente de Comunicaciones, SafeMoney
Depende de la industria en la que te encuentres
Algunas ideas basadas en el bajo volumen de millones de correos electrónicos que enviamos cada año, entre nuestras operaciones de corretaje y educación del consumidor:
El saludo de cierre es muy importante y, según mi experiencia, depende del modelo comercial de su organización, así como de la industria en la que se encuentre.
Para modelos impulsados por el reclutamiento como el nuestro, algunas de nuestras comunicaciones por correo electrónico de mejor rendimiento (y marketing por correo electrónico) incorporan un tono levemente agradable pero aún profesional.
Los saludos finales reales que hemos utilizado son: “Gracias,” “lo mejor para ti,” “Mis mejores deseos,” “Saludos”, e incluso “Te deseo lo mejor en tu negocio.”
Si bien están calientes, no incluyen signos de exclamación. Tampoco tienen otra puntuación similar que pueda comunicar una sensación de familiaridad o casualidad demasiado inapropiada para la relación comercial en esa etapa.
Antes del saludo de cierre, nuestros correos electrónicos de marketing a menudo terminan expresando una nota de agradecimiento por el tiempo que el destinatario se tomó para considerar la oferta, solicitar una cotización, leer el contenido o realizar una determinada acción.
Dado que se trata de un modelo basado en servicios, el objetivo es garantizar que el destinatario del correo electrónico tenga una interacción humana cálida en todos los puntos de contacto con nuestra organización. El resultado final es que los clientes responden a esos mensajes, o incluso deciden comprar un programa, en función de esas experiencias positivas. Lo afirman en sus comentarios y conversaciones posteriores con nosotros.
Si el destinatario del correo electrónico es alguien con quien hemos interactuado durante un tiempo, pero no necesariamente un recluta o un socio comercial, este principio se mantiene incluso un poco más. Digamos que nos acercamos al final de una semana laboral.
No es inusual que un correo electrónico se encapsule deseándoles un buen fin de semana. Una vez más, estos cierres tienen sentido para los modelos de pequeñas empresas impulsados por el servicio porque ayudan a construir la relación a través de un toque agradable pero apropiado.
Como profesional de relaciones públicas, las formas en que recomiendo finalizar un correo electrónico profesional incluyen las siguientes:
- El mejor,
- Lo mejor para ti,
- Atentamente,
- Con agradecimiento,
- Con aprecio,
- Mejor para usted,
- Amable,
Cada uno de estos es amable, va al grano y probablemente no se malinterpretará, cuando otras firmas pueden hacerlo.
Por ejemplo, «salud” puede ofender a un no bebedor, “respetuosamente” puede ser demasiado serio a menos que sea un asunto legal o un completo extraño, y “sinceramente” es mejor para notas escritas a mano.
Pregúntese: ¿cuál es el propósito principal de su correo electrónico?
En un correo electrónico profesional, cuando se trata de finalizar el correo electrónico, es mejor centrarse en el objetivo principal de su comunicación, por lo que generalmente debe terminar con una pregunta.
No queremos acribillar a nuestros clientes con preguntas a lo largo de la nota para abrumarlos, así que trate de reducirlo a uno. Sepárelo en su propia línea y conviértalo en la última línea del correo electrónico.
Pregúntese: cuál es el objetivo principal de su correo electrónico y cuál es el próximo paso que desea dar para que las cosas avancen.
Luego, el cierre de sesión desde allí es cualquier cuestión de preferencia.
Algunas veces, «Gracias” y su nombre es apropiado si realmente les está agradeciendo algo, pero también algo como “Sinceramente» y «Mejor” o incluso solo tu nombre está bien.
Si estás pidiendo ayuda, podrías decir “Gracias de antemano por cualquier información que pueda proporcionar.“. Honestamente, esta parte del correo electrónico es un simple vistazo y no es importante. Sea diferente si lo desea, sea simple y cortés.
Como regla general, la palabra “Gracias” se usa en exceso en los correos electrónicos comerciales y no significa casi nada. Los signos de exclamación también se usan en exceso.
En los negocios, si proporciona valor a su cliente, no debería tener que agradecerle constantemente. Debería trabajar duro para compartir información perspicaz para que puedan ser mejores en su trabajo. Su función no es hacerte favores, así que sé directo, cortés, agradecido y aporta valor en lugar de simplemente rogar por las cosas.
A todos los vendedores “les encantaría” que hicieras algo por ellos, así que trata de ser más productivo con tus palabras. “agradeceria la oportunidad” es más realista.